1.Fachverbände im Archivwesen (Aufgaben, Zuständigkeiten, Fachbereiche),

2.Recherchehilfsmittel im Archiv (Bedeutung, Aufgaben, allgemein, Findbuch u. Beständeübersicht),

Findhilfsmittel:
Oberbegriffe für Erschließungsinstrumente für Archivbestände, wie z.B. Ablieferungslisten, Findkarteien, Findbücher und Bestandsübersichten.

 

1. Beständeübersicht
2. Findbuch (Repertorium)
3. Aktenplan
4. Findkartei
5. Archivführer
6. Aufgabengliederungsplan
7. Ablieferungslisten/ Aussonderungslisten
8. Geschäftsverteilungs- / Aufgabengliederungsplan (Organigramm)
9. Speziealinventar
10. Konkurdanzlisten
11. elektronische Registratursysteme
12. Quellenpublikationen

 

 

Was sind Bestandsübersichten?

Verschaffen einen Überblick über den Inhaltlichen und Strukturellen Aufbau (Tektonik)des Archivs.

 

Worüber informieren Beständeübersichten?

• Informieren über den Erschließungszustand eines Bestandes d.h. ob er durch ein Findbuch, eine Datenbank oder eine Kartei erschlossen wurden ist,
• Ob es bearbeitet worden ist oder nicht,
• Geben Inhaltliche Hinweise. Zuständigkeit der Jeweiligen stellen, Bestandsgeschichten bieten Auskünfte zur Überlieferung einer beschreibenden Behördengeschichte.

 

Wichtigste Sachen:

Laufzeit, Umfang, Erschließungszustand,

 

Bestandsgeschichte, Überlieferungslage

Behördengeschichte

 

Wie helfen Beständeübersichten bei Planung?

Es ist möglich bei z.B. Online- Kataloge o. Findbücher sich vorher einen überblick zu dem Bestand des Archivs zu verschaffen, ob das gewünschte Archivgut in das zu besuchende Archiv vorhanden ist. Und so evt. Reise kosten zu sparen.

 

Wo findet man Beständeübersichten?

Findet man z.B. in örtlichen Bibliotheken oder Buchhandlungen unter anderen auch in Archiven.

 

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 Findbuch:
Findhilfsmittel in Buchform, das nach Abschluss der Erschließungsarbeiten zu einem Bestand angefertigt wird. Es besteht im Allgemeinen aus Vorwort, Inhaltsverzeichnis mit Klassifikation, Verzeichnugsteil und Index.

 

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Aktenplan:
Vorausschauend angelegte, nach anfallenden Aufgaben gegliederte Aufstellung von Akten. Jedem Sachbetreff wird eine Notation zugeordnet, die das Aktenzeichen ergibt.

 

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Archivführer:
Kurzdarstellung zur Unterrichtung der Öffentlichkeit über den Gesamtbestand und technische Ausstattung eines Archivs sowie die Auswertungsmöglichkeiten von Archivgut

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Aufgabengliederungsplan:
Plan der Gesamt- und Einzelaufgaben eines Registraturbildners ohne Berücksichtigung der Verwaltungsgliederung nach personeller Zuständigkeit.

 

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Ablieferungsverzeichnis:
Schriftlicher Beleg bei der Übernehme von Registraturgut aus den Aktenführenden Stellen in das Archiv, der die übergebenden Unterlagen aufzeichnet.

 

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Geschäftsverteilungsplan:
Detaillierte Aufstellung über Aufgaben innerhalb einer Behörde sowie ihre Verteilung und Zuordnung an bestimmte Stellen oder Positionen.

 

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Spezialinventar:
Sachthematisch orientiertes, meist bestandsübergreifendes Findhilfsmittel.

 

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Konkordanz:
Vergleichender Nachweis von Signaturen, der von der älteren Signatur ausgehend die Feststellung der gültigen ermöglicht.

 

 

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Quellenpublikation:

Ausgewählte Dokumente und Bestände mit besonderen gesellschaftlicher Bedeutung können in Form einer wissenschaftlich kritischen Quellenedition als Vollabdruck, Teilabdruck oder als Regest publiziert werden.

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      3.Archivgut/ Bibliotheksgut/ Museum (Definition, Gemeinsamkeiten, Unterschiede),

Archivgut:
Archivgut ist der Teil des Regestraturguts, der die Eigenschaft der Archivwürdigkeit besitzt. Dazu zählen alle Informationsträger wie z.B. Urkunden, Akten, Amtsbücher, Karten und Pläne, Bild-, Film-, und Tongut, maschinenlesbare Datenträger, einschließlich der Hilfsmittel zu ihrer Erschließung und Benutzung.

Archivgut	Bibliotheksgut	Museumsgut
Entsteht immer aus aktuellen Verwaltungshandlungen mit Übernahme erfolgt eine Grundlegende Zweckänderung (aus Verwaltungsgut wir Historische Quelle). Archive bekommen ihre Unterlagen aus Verwaltungen oder Privater Hand. Die Behörden haben an das Archiv eine Abgabepflicht. Registraturgut wird unentgeltlich übernommen. Archivgut ist einmalig. Nur Ausleihe zur Vorlage im Lesesaal.	Keine Zweckänderung bei der Übernahme in die Bibliothek. Bibliotheksgut ist einer breiten Öffentlichkeit zugänglich. Keine Einzelexemplare. Das Bibliotheksgut ist für bestimmte Zeit auch zuhause zu nutzen. Die Ausleihe ist entgeltlich. Vervielfältigte Medien	Einmaligkeit Zweckänderung (teilweise) Wird ausgestellt um zu Informieren. Unterscheiden sich meist durch ihre 3 Dimensionalität.
Erwerbungsarten
Schenkung: Sind in den meisten fällen Nachlässe. Abgabepflicht: Die Verwaltung muss dem Archiv nach Ablauf der Sperrfrist  die unterlagen unentgeltlich anbieten.	Kauf: Jede Bibliothek hat einen bestimmten Etat zur Verfügung um Literarische- bzw. Medien Erzeugnisse einzukaufen. Tausch: zischen den Bibliotheken zur Erweiterung oder Ergänzung der Bestände.   Pflichtexemplar: Der Verlag ist gesetzlich verpflichtet bei Neuerscheinung eines Literarischen Erzeugnisses ein Exemplar an die Bibliothek abzugeben (unentgeltlich oder geringe kosten bei bestimmten Exemplaren) Schenkung: von Freunden und Förderern der Bibliothek, von Verlagen und Vereinen, Autoren oder verstorbenen Privatpersonen.		Kauf: von verschiedenen Werken zur Ausstellung im Museum für die Öffentlichkeit. Tausch: mit anderen Museen bzw. Ausleihe (Scheid) Schenkung: von Freunden und Förderern des Museums bzw. Vereinen oder Privat Personen.
Akten, Urkunden, Amtsbücher, Bild- Ton- und Filmmaterial, Karten und Pläne, speichermedien, Plakate,	Sachliteratur, Belletristik, Hörbücher, VHS, DVD, MC, CD, Schallplatten, Periodika, Zeitschriften,

     4.Bewertungsarbeit (Vorbereitung, Verfahren, Kriterien, Bewertungsprotokoll),

 1. Archive können nicht die gesamte Überlieferung aufbewahren, zu hohe Lagerungskosten,

    zu großer Erschließungsaufwand, zu viele und unstrukturierte Informationen für Benutzer

    daher muss eine Bewertung vorgenommen werden.

 

 

2. Ermittlung der archivwürdigen Teile des Schriftguts, das dem Archiv von einer Dienststelle

    oder Person zur Übernahme angeboten wird.

 

 

3. Archivwürdig sind Unterlagen, die nach Feststellung der zuständigen Archivbehörde für

    Wissenschaft und Forschung, das Verständnis der Gegenwart und der Geschichte, Zwecke

    der Gesetzgebung, Verwaltung oder Rechtssprechung oder die Sicherung berechtigter

    Belange Betroffener oder Dritter vom bleibenden Wert sind. Archivwürdig sind auch

    Unterlagen, die aufgrund von Rechtsvorschriften oder zur Rechtswahrung dauernd

    aufbewahrt werden müssen.

 

 

4. Einzelbewertung, Listenbewertung und Bewertung Bewertungskatalog

 

• Einzelbewertung – jede Akte wird Vorort, in der Registratur, auf ihre Archivwürdigkeit geprüft
• Listenbewertung – wird im Archiv auf Grundlage der Aussonderungsliste vorgenommen
• Bewertung nach Bewertungskatalog – jede Aktenplanposition wird nach Prüfung der formalen wie inhaltlichen Kriterien bewertet - Archivieren (A) oder Kassieren (K/V)

 

 

5. Inhalte des Bewertungsprotokolls

-         aktenaussondernde Stelle

-         zeitliche Angaben zum Bewertungsvorgang

-         namentliche Nennung des Archivars/ der Archivarin

-         Umfang der zu bewertenden Aktenmenge

-         Begründete Bewertungsentscheidungen für Übernahmen wie für Kassation – i.d.R. summarisch nach Aktenplanposition

-         Aussonderungsliste mit Bewertungsvermerken als Anlage

 

 

6. Bewertung von Massenakten

    Beispiele für Massenakten: Sozialhilfeakten, Wohngeldakten, Kfz-Zulassungsakten,  

    Schülerakten, Patientenakten etc.

    Auswahlarchivierung durch Anwendung statistischer Stichprobenverfahren, zusätzliche

    Archivierung besonderer Einzelfälle.

 

 

7. Es dient als schriftlichern Beleg bei der Übernahme von Registraturgut aus den

    aktenführenden Stellen in das Archiv, der die übergebenen Unterlagen auflistet.

 

 

8. Nicht mehr benötigte Registraturhilfsmittel wie etwa Karteien, etc. für Archiv geben lassen,  

    diese Unterlagen können auch als vorläufige Findhilfsmittel verwendet werden.

    Bei der Übernahme muss der tatsächliche Aktenbestand mit Ablieferungsverzeichnis

    abgeglichen werden.

-         Transport organisieren

-         Lagerort festlegen

     Je nach erforderlicher technischer Bearbeitung entweder Einlagerung in einem  

     Archivalienbearbeitungs- oder Zugangsmagazin oder endgültige Einlagerung im Magazin.

     Einzelne Archivalienzugänge müssen im Zugangsbuch vermerkt werden.

 

 

9. Es sollten als Inhalte folgende genannt werden:

-         Bestandsentwicklung

-         Stichworte zum Inhalt

-         Umfang und Laufzeit

-         Literaturangaben

-         Findbuchsignatur bzw. Bearbeitungsstand

 

 

10. Der Aktenplan ist eine vorausschauend angelegte, nach anfallenden Aufgaben gegliederte

      Aufstellung von Akten. Jedem Sachbetreff wird eine Notation zugeordnet, die das

      Aktenzeichen ergibt. Er dient zur Aufgabengliederung und Geschäftsverteilung.

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     5.Übernahme (Organisation, Transport, Erfassung),

Definition Übernahme

 

Tätigkeiten bei der Aufnahme von aus Behörden ausgesonderten und bewerteten Unterlagen im zuständigen Archiv mit Vergabe einer Zugangssignatur, eines vorläufigen Lagerungsortes und mit der Vorbereitung der Erschließung oder die Gesamtheit der gemeinsam übernommenen Unterlagen.

 

 

Übernahme in das Archiv

 

Vorbereitung der Übernahme

 

Nachdem die eigentliche Bewertungstätigkeit abgeschlossen ist, sollte darauf geachtet werden, dass nicht mehr benötigte Registraturhilfsmittel wie etwa Karteien, Register etc. dem Archiv ebenfalls übergeben werden, da diese Unterlagen u. a. auch als vorläufige Findhilfsmittel verwendet werden können.

Sofern das Archiv zur Vorbereitung der Bewertung keine Aussonderungsliste von der anbietenden Dienststelle erhalten hat, sollte zumindest das archivwürdig eingestufte Registraturgut in einem Ablieferungsverzeichnis erfasst werden.

 

Da häufig die Erschließung des Archivguts aus zeitlichen Gründen nicht unmittelbar nach Übernahme erfolgen kann, dient das Ablieferungsverzeichnis als vorläufiges Findhilfsmittel. Daher muss bei der Übernahme der tatsächliche Aktenbestand mit dem Ablieferungsverzeichnis sorgfältig abgeglichen werden.

 

Das Archiv sollte darauf dringen, dass Akten, die als kassabel eingestuft und entsprechend gekennzeichnet wurden, nach der Übernahme des Archivguts schnellstmöglich aus der Altregistratur zu entfernt werden. Dies schafft nicht nur den häufig dringend benötigten Platz, sondern gewährleistet auch, dass bei der nächsten Aktenaussonderung die Akten nicht wiederum Gegenstand der Bewertung werden. Aus Gründen des Datenschutzes ist darauf zu achten, dass, Akten, die vernichtet werden sollen, nicht über den normalen Büromüll entsorgt werden, sondern unter Zusicherung des Datenschutzes durch einen entsprechenden Anbieter, der verschlossene Müllbehältnisse zur Verfügung stellt.

 

 

Transport

 

Für die tatsächliche Übernahme der Akten in das Archiv ist in Abstimmung mit der abgebenden Dienststelle der Transport zu organisieren. Dabei ist der Bedarf an Hilfskräften und Hilfsmitteln zu planen. Ob für den Transport der Akten zunächst Umzugskartons verwendet werden, oder aber ob die Akten in der Registratur bereits in Archivkartons verpackt werden, hängt vom jeweiligen Einzelfall ab. Handelt es sich etwa um eine Stehordnerregistratur, die magazintechnisch bearbeitet werden muss (Umbettung, Enteisung) oder aber sind die Akten etwa stark verschmutzt, kommt nur ein Transport in Umzugskartons in Frage.

 

 

Lagerung

 

Darüber hinaus sind im Archiv Vorkehrungen zu treffen, die eine reibungslose Magazinierung der Unterlagen gewährleisten. Der Lagerort ist festzulegen, wobei je nach erforderlicher technischer Bearbeitung zwischen einer Einlagerung in einem Archivalienbearbeitungs- oder Zugangsmagazin und der endgültigen Einlagerung laut Magazinbelegungsplan zu entscheiden ist.

 

 

Zugangsbuch

 

Die einzelnen Archivalienzugänge sind in einem Zugangs- bzw. Akzessionsbuch zu vermerken. Es bietet sich an, das Zugangsbuch jährlich zu führen. Damit erhält jede Aktenübernahme eine Zugangsnummer, die sich aus einer laufenden Nummer und dem entsprechenden Jahrgang zusammensetzt. Die abgebende Dienststelle erhält eine Kopie des Ablieferungsverzeichnisses mit Zugangsnummer und Signaturangaben, sofern das Verzeichnis zunächst als vorläufiges Findhilfsmittel dient, bzw. ein Exemplar des Findbuchs. Bei einem möglichen Rückgriff der abgebenden Dienststelle auf ausgewählte Akten erleichtert dieses verfahren das Ausheben der Akten.

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